Retención en la fuente automática y revisada
La retención se descuenta en cada pago, se contabiliza aparte y se declara cada período. ALDIA ERP la separa en cada asiento y arma el borrador de la declaración desde su contabilidad, para que lo que declara sea lo que realmente retuvo.
¿Dónde se equivoca más la gente con la retención?
Los errores típicos no están en la declaración, están antes: una retención que se aplicó en la factura pero no se registró en el asiento, una que se registró con la cuenta equivocada, o un pago al que había que retener y no se retuvo. Cuando llega el momento de declarar, nadie sabe cuál de las cifras es la buena.
La salida es que la retención quede registrada en el mismo momento y en el mismo asiento en que se causa el pago, y que la declaración se arme desde esa misma fuente, no desde una hoja de cálculo aparte.
¿Cómo ayuda el software en cada paso?
En las compras
Al causar la factura de compra desde el XML, ALDIA ERP calcula la retención según el concepto de lo comprado y la registra en el asiento si la empresa activó el modo automático; en modo proponer, calcula y avisa.
En las facturas que no son XML
En la bandeja documental la IA propone el asiento con cuentas, IVA y retención, y usted aprueba o corrige antes de contabilizar.
En la nómina
La nómina incluye la retención en la fuente de los empleados con su asiento contable automático.
En la declaración
El módulo de impuestos liquida la retención y llena y guarda el borrador del formulario 350 en su cuenta de MUISCA; usted lo revisa, lo firma y lo presenta.
¿Cómo sé que lo declarado cuadra con lo retenido?
ALDIA ERP usa una conciliación a tres vías: lo que dice la contabilidad, lo que dicen los medios y lo que dice la declaración deben coincidir. Si no coinciden, usted ve dónde está la diferencia antes de presentar y no después. Está explicado en la guía de impuestos y declaraciones.
¿Qué parte sigue siendo decisión de una persona?
El sistema calcula, propone y avisa, pero no siempre acierta el concepto: por eso se recomienda revisarlo, sobre todo en facturas con varios ítems. Qué retener en un caso especial y cómo interpretar la norma, a la luz del Estatuto Tributario, es decisión del contador. Detrás de ALDIA ERP hay una firma contable y no solo programadores.
Para saber más de quién lo hace, lea quiénes somos. Y para ver cómo todo termina en la presentación, vaya a declaraciones DIAN preparadas desde la contabilidad.
Preguntas frecuentes
¿Qué es la retención en la fuente y por qué es un dolor de cabeza?
Es un mecanismo de recaudo anticipado de impuestos regulado por el Estatuto Tributario: en ciertos pagos, quien paga descuenta una parte y la entrega a la DIAN. El dolor de cabeza es que hay que aplicarla bien en cada pago, contabilizarla por separado y luego declararla, y un error se arrastra hasta la declaración.
¿ALDIA ERP aplica la retención en las facturas de compra?
Sí. ALDIA ERP calcula la retención en la fuente de sus compras con la tarifa y la base mínima vigentes según el concepto de lo comprado, que sale de los ítems de la factura y no del proveedor. Respeta al autorretenedor y al régimen Simple, y calcula ReteICA con la tarifa de la empresa o la municipal. La registra en el asiento cuando la empresa activa el modo automático.
¿Y la retención de la nómina?
La liquidación de nómina contempla la retención en la fuente de los empleados y genera el asiento contable automático junto con el resto de la liquidación.
¿Saca el formulario 350?
ALDIA ERP liquida la retención desde la contabilidad y llena y guarda el borrador del formulario 350 directamente en su cuenta de MUISCA, con un cruce a tres vías: contabilidad, medios y declaración. Usted revisa, firma y presenta.
¿Cuándo se aplica sola y cuándo me avisa?
Cada empresa elige entre tres modos: apagado, proponer (calcula y le avisa) y automático (la registra en el asiento). Si el sistema no reconoce el concepto de lo comprado o no hay una cuenta clara, avisa y no retiene. Como el concepto sale de los ítems, en facturas con varios ítems de conceptos distintos conviene revisar el concepto antes de aprobar. Las tarifas y bases las fija la norma vigente y por eso no están escritas en esta página.
Esto viene incluido
No es un módulo aparte ni un cobro adicional: viene conALDIA ERP, junto con la contabilidad, el POS, la facturación electrónica y la nómina.
Conozca más de ALDIA ERP: