Causar facturas de compra sin digitarlas
La causación es la tarea más repetitiva de la contabilidad. ALDIA ERP lee el XML de cada factura de compra y arma el asiento con su proveedor, el IVA y las retenciones. Usted revisa, no digita.
¿Cuál es el problema de causar facturas a mano?
Causar a mano significa abrir cada factura, identificar al proveedor, elegir la cuenta, separar el IVA, calcular la retención y escribir todo en el programa. Con pocas facturas es tolerable. Con cientos al mes se vuelve una fila de horas de auxiliar, y un dígito corrido hace que el IVA no cuadre al final del período.
Como la factura electrónica ya trae todos esos datos estructurados, lo razonable es que el sistema los lea. Ese es el cambio: la máquina hace la captura y la persona hace el criterio.
¿Cómo causa ALDIA ERP una factura de compra?
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Llega el XML
El sistema lo baja de la DIAN, como se explica en descargar facturas electrónicas de la DIAN.
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Se identifica y se arma el asiento
Proveedor como tercero, valor de la compra o gasto, IVA descontable y, si la empresa lo activó, la retención en la fuente calculada según lo comprado, con las cuentas del plan de cuentas de su empresa.
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Lo dudoso se pregunta
Si el sistema no está seguro de una clasificación, no la inventa: se la consulta a usted.
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Usted lo ve y lo verifica
Desde la conciliación abre el PDF de la factura y su asiento, que cuadra débito contra crédito.
¿Y las facturas que no vienen de la DIAN?
Para eso está la bandeja documental. Usted sube la factura en PDF, imagen o XML, la IA extrae los datos y propone el asiento con cuentas, IVA y retención, y usted aprueba o rechaza. Si la IA leyó mal algún dato, lo corrige en el editor antes de contabilizar.
¿Cómo consulto lo que ya se causó?
Con la consulta de compras usted ve las compras por proveedor, producto y fechas, y abre cada factura para ver sus productos, cantidades y precios. Con la consulta dinámica revisa todos los movimientos de un tipo de documento y baja hasta el asiento completo.
¿Qué cambia para el dueño y para el contador?
Menos digitación
El asiento se arma del XML; nadie escribe el mismo dato dos veces.
Trazabilidad
Cada asiento se abre hasta su factura y su PDF de origen.
Impuestos más limpios
IVA y retención quedan separados en el asiento, listos para las declaraciones.
Detrás está una firma contable colombiana; puede leer quiénes somos. Y si le interesa cómo se aplican las retenciones en cada compra, mire retención en la fuente automática.
Preguntas frecuentes
¿Qué significa causar una factura de compra?
Es registrar en la contabilidad la compra o el gasto en el momento en que se genera la obligación, con su proveedor, su IVA y sus retenciones, sin esperar a pagarla. El resultado es un asiento contable donde débitos y créditos cuadran.
¿De dónde toma ALDIA ERP los datos de la factura?
Del XML oficial de la factura electrónica, que baja de la DIAN. No interpreta una foto ni un PDF para las facturas que vienen de la DIAN. Si usted tiene una factura que solo existe en PDF o imagen, puede subirla a la bandeja documental y la IA extrae los datos para que usted los revise.
¿Tengo que revisar cada asiento?
Usted decide cuánto revisar. Lo que el sistema no puede clasificar con certeza se lo pregunta en lugar de inventarlo, y en la bandeja documental usted aprueba o rechaza cada asiento propuesto antes de contabilizar. En la conciliación de recibidos puede abrir el asiento de cualquier factura para ver sus cuentas.
¿Qué pasa si el sistema se equivoca de cuenta?
Puede corregirlo en el editor antes de aprobar, y el sistema marca los datos dudosos. Las cuentas de su plan (PUC) se configuran una sola vez con su asesor, para que las siguientes facturas del mismo proveedor o concepto se sigan acomodando igual.
¿Las compras se contabilizan contra caja o contra el proveedor?
La retención en la fuente de la compra se calcula según lo comprado y se registra en el asiento cuando la empresa activa el modo automático; el asiento queda visible con su soporte y usted puede abrirlo desde la conciliación. Cómo se contabiliza la forma de pago depende de cómo se configure su empresa con su asesor.
Esto viene incluido
No es un módulo aparte ni un cobro adicional: viene conALDIA ERP, junto con la contabilidad, el POS, la facturación electrónica y la nómina.
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