Reconstrucción de contabilidad: al día en horas o días, no en meses
Cuando la contabilidad lleva meses o años atrasada, el problema parece interminable. Con ALDIA ERP, una contabilidad atrasada se pone al día en horas o días según el volumen, con revisión de una persona.
¿Por qué se atrasa una contabilidad?
Casi siempre por la misma razón: nadie tuvo tiempo o dinero para llevarla al día cada mes, y cada mes de atraso hace más difícil el siguiente. Después llegan el requerimiento, la venta de la empresa, el crédito bancario o la declaración vencida, y de golpe hay que tener todo listo.
Reconstruir a mano exige digitar cada documento. Por eso los plazos que se oyen son de meses.
¿Cómo se reconstruye una contabilidad paso a paso?
- Se define la fecha de corte y el período que se va a reconstruir.
- Se reúnen los soportes: facturas electrónicas desde la DIAN, extractos bancarios, nómina y demás documentos.
- El sistema lee los documentos con IA y propone los registros contables.
- Cada comprobante se amarra a su documento de origen.
- Una persona revisa lo propuesto, corrige lo que haga falta y aprueba.
- Se cruzan las facturas y los registros contra los reportes de la DIAN para ubicar diferencias y corregirlas con revisión.
- Se generan los estados financieros y las declaraciones pendientes para revisión.
El tiempo lo definen el volumen y la calidad de los soportes. Los pasos que dependen del sistema son rápidos; los que dependen de conseguir documentos son los que toman tiempo.
¿Qué muestra el caso medido?
En una academia con cuatro años de contabilidad atrasada, se pusieron al día 4.886 comprobantes en 36 horas. Cada comprobante quedó amarrado a su documento y pasó por revisión. Es un caso real medido, no una garantía de tiempo para otras empresas.
Contabilidad atrasada puesta al día en horas o días según el volumen: esa es la afirmación honesta. Una contabilidad con pocos documentos puede tomar menos; una con muchos y desordenados, más.
¿Qué papel tiene la revisión?
La reconstrucción es un trabajo asistido: el sistema acelera la lectura y la digitación, pero la revisión es de una persona. No decimos que sea automático ni que no necesite revisión. Un asiento mal clasificado se arrastra a los estados financieros y a los impuestos, así que la revisión es parte del método, no un lujo.
Para esa revisión hay herramientas de control: cruce de la DIAN contra el libro y alertas sobre patrones raros. Lea más en auditoría y contabilidad forense.
¿Qué sigue después de ponerse al día?
Lo ideal es no volver a atrasarse. Una vez la contabilidad está al día, el sistema trae las facturas y las deja listas para contabilizar cada mes, como se explica en descargar facturas de la DIAN y causar facturas de compra. Si viene de otro software, vea migrar a ALDIA ERP.
La reconstrucción la puede hacer la firma que respalda el sistema; conozca a quiénes somos y los servicios contables. El todo se integra en el ecosistema de ALDIA ERP. Y la guía de conciliación bancaria le muestra cómo cuadrar bancos.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto tarda reconstruir una contabilidad?
Depende del volumen de documentos. En un caso medido, cuatro años de una academia, se registraron 4.886 comprobantes en 36 horas, cada uno amarrado a su documento y con revisión. No es una promesa para cualquier empresa: cada caso se mide con sus propios documentos.
¿Es un proceso automático?
Es un trabajo asistido con revisión. El sistema lee los documentos, propone los registros y los amarra a su soporte, y una persona revisa. No se da por bueno nada sin revisión.
¿Qué documentos necesito tener?
Los soportes de lo que pasó: facturas de compra y venta, extractos bancarios, nómina y demás. Las facturas electrónicas se pueden traer desde la DIAN, y los extractos y soportes se cargan en el sistema.
¿Cada registro queda respaldado?
Sí. Cada comprobante queda amarrado a su documento de origen, y desde el sistema se puede bajar de la cifra al comprobante y al soporte.
¿Quién se encarga?
La puesta al día puede hacerla la firma contable que está detrás de ALDIA ERP, o su propio contador con el sistema. Si necesita acompañamiento, escriba desde la página de cotización.
Esto viene incluido
No es un módulo aparte ni un cobro adicional: viene conALDIA ERP, junto con la contabilidad, el POS, la facturación electrónica y la nómina.
Conozca más de ALDIA ERP: