Descargar las facturas electrónicas de la DIAN y contabilizarlas solas
Cada factura que le emiten o que usted emite queda registrada en la DIAN. ALDIA ERP la baja, la lee del XML oficial y la deja contabilizada, para que nadie tenga que entrar al portal ni digitar de nuevo.
¿Por qué descargar facturas a mano es una pérdida de tiempo?
Entrar al portal de la DIAN, buscar el rango de fechas, bajar documento por documento y luego pasarlos al programa contable es trabajo repetido: el dato ya existe y es exacto. Además, es fácil que una factura se quede por fuera, y esa omisión aparece tarde, cuando toca declarar IVA o retención.
La idea de ALDIA ERP es que la descarga sea una tarea de la máquina y la revisión sea la tarea de la persona. Lo que cambia es dónde se gasta el tiempo: menos en copiar, más en mirar lo que no cuadra.
¿Qué facturas se descargan y cómo se conecta con la DIAN?
Se descargan las dos direcciones: las facturas recibidas de sus proveedores (para contabilizar la compra o el gasto con su soporte XML) y las emitidas por usted (para cuadrar sus ventas contra lo que la DIAN tiene registrado).
La descarga se hace desde la nube, sin instalar nada en su computador. Hay dos caminos, explicados en la guía de procesos DIAN con certificado o con token. Con certificado digital se entrega el archivo .pfx, que se custodia cifrado. Con el token gratuito de la DIAN se necesitan la cédula y el correo del representante legal y su clave de aplicación. Si el certificado vence, se usa el token mientras se renueva.
Recibidas
Compras y gastos con el XML de cada proveedor, el PDF a un clic y el asiento contable a la vista.
Emitidas
Ventas por día, prefijo y cliente, cuadradas contra lo que la DIAN tiene registrado.
¿Qué pasa después de la descarga?
Cada documento se lee del XML y el sistema arma el asiento con el tercero, el IVA y las retenciones. Lo que no puede clasificar con certeza se lo pregunta a usted en lugar de inventarlo. Esa parte está explicada con más detalle en causar facturas de compra automáticamente.
Si un proveedor le envió una factura por fuera de la DIAN, por ejemplo un PDF o una foto, puede subirla a la bandeja documental: la IA extrae los datos, propone el asiento y usted lo aprueba o lo rechaza.
¿Cómo compruebo que no falta nada?
La pantalla de conciliación de recibidos muestra lo que la DIAN tiene a su nombre y el estado de cada factura. Usted filtra por mes, por proveedor o por estado, abre el PDF y mira el asiento de cada una, que cuadra débito contra crédito. Una factura que aparece como pendiente está en la DIAN pero aún no se contabiliza.
- 1
Entrega su acceso a la DIAN
Certificado digital (.pfx) o token gratuito, con los datos del representante legal.
- 2
El sistema descarga y contabiliza
Las facturas de compra y de venta se descargan desde la nube y se contabilizan.
- 3
Usted revisa la conciliación
Mira los pendientes y las diferencias, y avisa si algo no aparece.
¿Quién está detrás de esto?
ALDIA ERP lo construye una firma contable colombiana que usa el sistema en su propio trabajo. Si quiere saber quiénes somos y por qué lo hicimos, lea quiénes somos. Si además quiere que las cifras salgan bien presentadas, mire cómo se arman los estados financieros con notas con la misma información.
Preguntas frecuentes
¿Puedo descargar las facturas electrónicas de la DIAN sin hacerlo una por una?
Sí. Las facturas de compra y de venta de la DIAN se descargan desde la nube con su certificado digital o con el token gratuito de la DIAN, y quedan contabilizadas. No hay que instalar nada en el computador ni entrar al portal a bajar documentos uno por uno.
¿Qué necesito entregar para que ALDIA ERP baje mis facturas?
Con certificado digital se entrega el archivo .pfx, que se custodia cifrado. Con el token gratuito de la DIAN hacen falta la cédula y el correo del representante legal y su clave de aplicación. El token es más delicado: el acceso dura poco y la DIAN a veces pide un paso manual. Si el certificado vence, se usa el token mientras se renueva.
¿Descarga también las facturas que yo emito?
Sí. Las ventas que usted emite se traen de la DIAN y se contabilizan por día y cliente. El día en curso se informa, pero se contabiliza cuando el día cierra.
¿Cómo sé si me falta alguna factura de un proveedor?
Con la conciliación de recibidos: el sistema cruza lo que la DIAN tiene a su nombre contra lo que está contabilizado. Cada factura aparece con su estado (por ejemplo, contabilizada o pendiente), así que una factura que llegó a la DIAN y no está en sus libros se ve en la lista.
¿Sirve para contadores que manejan varias empresas?
Sí. Cada empresa tiene su propia contabilidad separada y sus propias credenciales, y se procesan una tras otra, en orden. Es el caso típico de una firma contable con varios clientes.
Esto viene incluido
No es un módulo aparte ni un cobro adicional: viene conALDIA ERP, junto con la contabilidad, el POS, la facturación electrónica y la nómina.
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