Migrar su contabilidad a ALDIA ERP sin perder el histórico
Cambiar de software contable da miedo por una razón: que se pierdan los datos. El histórico anterior se conserva en su programa de origen y en ALDIA ERP usted arranca con saldos iniciales a la fecha de corte, sin depender del programa anterior para el día a día.
¿Por qué la gente se queda en un software que ya no le sirve?
Casi nunca es por cariño al programa. Es por el histórico: años de movimientos, terceros y saldos que parece imposible mover. A eso se suma el temor de quedar un mes sin poder cerrar o de que los saldos no coincidan al otro lado.
Una migración bien hecha no traslada cada asiento del pasado uno por uno: fija un punto de partida confiable. El histórico anterior se conserva en el programa de origen para consultas y auditorías, y en ALDIA ERP se arranca con saldos iniciales a la fecha de corte. Lo que usted ya tenga en Excel o PDF (catálogo de cuentas, terceros, inventario, empleados, activos o saldos iniciales) se sube, la IA identifica las columnas y usted ve una vista previa antes de que se grabe nada.
¿Cómo se hace la migración, paso a paso?
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Elija la fecha de corte
Lo más limpio es el primer día de un mes, o el inicio de un año, con el período anterior cerrado en el software de origen.
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Reúna sus archivos de cierre
Los saldos con que cierra el programa anterior, su catálogo de cuentas y la lista de terceros. Para cartera y proveedores sirve el detalle factura por factura, con fecha y vencimiento.
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Suba sus archivos y revise la vista previa
Suba su catálogo de cuentas, terceros, inventario, empleados, activos o saldos iniciales en el Excel o PDF que ya tenga; la IA identifica las columnas y usted ve la vista previa antes de que se grabe nada. Si el archivo trae cero filas, el sistema lo dice.
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Compare un período en paralelo
El sistema arma el asiento de apertura con los saldos iniciales, comprueba que débito sea igual a crédito y no deja aplicar si hay alertas. Contabilice un mes en ambos sistemas y compare. Si cuadran, deje el anterior.
¿Qué pasa con las facturas que ya estaban contabilizadas?
Las facturas anteriores a la fecha de corte ya venían reflejadas en el saldo inicial y no se vuelven a contabilizar. En la pantalla de conciliación de recibidos aparecen identificadas como migración, así que usted distingue lo que viene del programa anterior de lo que contabilizó ALDIA ERP.
Desde la fecha de corte, el sistema descarga sus facturas de la DIAN y las causa solo. Usted ya no digita compras ni ventas.
¿Qué gano al pasarme a un ERP autónomo?
Todo en un solo lugar
Contabilidad, facturación electrónica, POS, nómina y estados financieros con notas, sobre los mismos datos.
Impuestos desde la contabilidad
IVA y retención se preparan desde sus libros; mire declaraciones DIAN.
Sin intermediarios
No depende de otro programa contable por detrás ni de exportar e importar archivos todos los meses.
En la nube
No hay que instalar nada: funciona desde el navegador, en el computador o en el celular.
Si todavía está en transición y necesita alimentar el programa anterior, la guía exportar recibidos a World Office explica cómo bajar el asiento de las compras de la DIAN. Para saber quién está detrás del producto, lea quiénes somos.
Preguntas frecuentes
¿Puedo pasar mi contabilidad de otro software a ALDIA ERP sin perder el histórico?
Sí, de esta forma: el histórico de movimientos anteriores se conserva en su programa de origen y en ALDIA ERP se arranca con saldos iniciales a la fecha de corte. Esos saldos arman el asiento de apertura, y desde esa fecha todo se contabiliza en ALDIA ERP.
¿Qué es la fecha de corte?
Es el día desde el cual la contabilidad se lleva en ALDIA ERP. Las facturas anteriores a esa fecha ya venían reflejadas en el saldo inicial y no se vuelven a contabilizar; en la pantalla de conciliación aparecen marcadas como migración.
¿Tengo que dejar de usar mi software actual de un día para otro?
No necesariamente. Puede escoger la fecha de corte al inicio de un mes y comparar los resultados de ambos sistemas durante un período antes de dejar el anterior. Mientras tanto, ALDIA ERP puede entregar el asiento de las compras de la DIAN en formato World Office.
¿Qué información necesito tener a la mano?
Los archivos que ya tenga, en Excel o PDF: su catálogo de cuentas, terceros, inventario, empleados, activos y saldos iniciales. La IA identifica las columnas y usted ve la vista previa antes de que se grabe nada. Para los saldos iniciales sirve el detalle factura por factura, con fecha y vencimiento.
¿ALDIA ERP depende de mi software anterior para funcionar?
No. ALDIA ERP es un ERP completo e independiente: contabilidad, facturación electrónica, POS, nómina, impuestos y estados financieros. No necesita otro programa contable por detrás; la exportación a World Office existe solo como puente para quien aún está en transición.
Esto viene incluido
No es un módulo aparte ni un cobro adicional: viene conALDIA ERP, junto con la contabilidad, el POS, la facturación electrónica y la nómina.
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