Inventarios para droguerías: lotes, vencimientos y FEFO
En una droguería, un producto vencido en el estante es plata perdida y un riesgo. ALDIA ERP controla cada lote con su fecha de vencimiento y le sugiere vender primero el que vence primero.
¿Por qué el control de lotes es distinto en una droguería?
En la mayoría de los comercios, un producto es un producto. En una droguería, el mismo medicamento llega en lotes distintos con fechas de vencimiento distintas, y cada lote importa: se debe rotar, vigilar y poder rastrear.
Llevar eso en cuadernos o en hojas de cálculo funciona hasta que el inventario crece. Entonces aparecen los vencidos que nadie vio y la imposibilidad de saber qué se vendió de cada lote.
¿Qué hace ALDIA ERP con los lotes?
Lotes con vencimiento
Cada entrada de mercancía queda con su lote y su fecha de vencimiento.
Alertas a 90, 60 y 30 días
Avisos escalonados y una lista de lotes vencidos para decidir a tiempo.
FEFO sugerido
Al vender, el sistema sugiere el lote que vence primero.
Vademécum INVIMA con CUM
Consulta del código único de medicamento para identificar bien cada producto.
Control especial
Manejo diferenciado para los productos que lo requieren.
Medicamentos sin lote
Para los casos en que el producto no se maneja por lote, sin forzar un dato que no existe.
¿Cómo ayuda a rastrear un lote?
La trazabilidad responde una pregunta incómoda pero necesaria: «este lote tiene un problema, ¿a quién se lo vendí?». Con el lote registrado en cada venta, el sistema le muestra a qué clientes se despachó, para que pueda contactarlos y retirar el producto.
Hay además un lector que toma el lote desde el PDF del proveedor, de modo que no tenga que digitarlo a mano cada vez que llega mercancía.
¿Cómo se conecta con la contabilidad?
El inventario de la droguería no es una isla. Cuando entra mercancía o se vende, el asiento contable nace de esa operación, y las compras llegan desde la factura del proveedor. Es el mismo principio de todo el ecosistema de ALDIA ERP: un dato, un registro.
Las compras se pueden traer de la DIAN y del correo y causarse desde el XML, y las ventas se facturan en el POS con factura electrónica propia, sin cobro por documento. Recuerde que el certificado de firma digital lo compra la empresa a la entidad certificadora y la habilitación ante la DIAN se hace por empresa, con un proceso guiado.
¿Qué conviene tener presente?
El sistema sugiere y avisa, pero no reemplaza el criterio del director técnico ni las obligaciones sanitarias de su establecimiento. Las alertas son una ayuda para no olvidar, no una garantía de cumplimiento. Para dudas normativas, consulte con su asesor.
Conozca a quienes están detrás de ALDIA ERP y lea la guía de la bandeja documental para ver cómo entran las facturas de sus proveedores.
Preguntas frecuentes
¿Qué es FEFO?
Son las siglas en inglés de «el primero que vence, el primero que sale». Es una forma de rotar el inventario: se vende primero el lote con la fecha de vencimiento más cercana para que no se venza en el estante.
¿ALDIA ERP obliga a vender por FEFO?
No. El sistema sugiere el lote que vence primero, pero la decisión de cuál despachar la toma quien atiende. La sugerencia ayuda a rotar bien sin bloquear la venta.
¿Qué alertas de vencimiento hay?
Alertas a 90, 60 y 30 días antes del vencimiento y una lista de lotes ya vencidos, para actuar a tiempo con descuentos, devoluciones o retiro del estante.
¿Qué pasa si debo retirar un lote del mercado?
La trazabilidad de lote permite saber a qué clientes se vendió un lote determinado, de modo que pueda ubicarlos en caso de un retiro.
¿Funciona con el punto de venta?
Sí. Hay un punto de venta táctil con perfil de droguería, de modo que el lote y el vencimiento se manejan desde el mismo mostrador donde se factura.
Esto viene incluido
No es un módulo aparte ni un cobro adicional: viene conALDIA ERP, junto con la contabilidad, el POS, la facturación electrónica y la nómina.
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